La reconnaissance automatique des factures ou OCR : une solution pour simplifier la comptabilité

Qu’est-ce que l’OCR ?

L’OCR convertit des documents imprimés, manuscrits ou numérisés en texte exploitable. Le document est scanné, puis optimisé grâce à un prétraitement qui améliore la netteté, le contraste et la luminosité. Une fois l’image analysée, l’algorithme de reconnaissance identifie les lettres, chiffres et symboles en les comparant à une base de données typographique. 

L’OCR extrait et organise les informations utiles et les structures dans des formats éditables tels que le texte brut, un fichier CSV, JSON ou XLSX. Ces données sont intégrées dans un logiciel de dématérialisation des factures, un ERP ou un outil métier, permettant ainsi un traitement automatisé des informations.

Cette technologie est une solution particulièrement efficace pour automatiser la gestion documentaire et notamment les factures en réduisant les tâches répétitives. Elle extrait les montants, numéros de TVA et autres informations essentielles des factures, afin de les intégrer directement dans un logiciel comptable. 

Comment est utilisé l’OCR dans différents secteurs d’activité ?

• Le secteur bancaire s’en sert pour scanner et traiter automatiquement les chèques, évitant ainsi la saisie manuelle. 
• Les cabinets juridiques l’emploient pour archiver et rechercher rapidement des contrats en transformant des documents papier en bases de données consultables. 
• Les assurances l'utilisent pour faciliter l’analyse et le traitement des formulaires médicaux ou des devis, accélérant ainsi les demandes de remboursement.
• Dans le secteur du transport et de la logistique, cette technologie automatise la lecture et le traitement des bons de livraison et des bordereaux d’expédition, réduisant ainsi les erreurs et améliorant la traçabilité.

L’OCR est un levier stratégique pour simplifier et fiabiliser la gestion des documents, tout en optimisant les processus internes. Cela est particulièrement vrai pour la comptabilité des entreprises. 

Qu’est-ce qu’un OCR permet de faire ?

L'OCR offre plusieurs fonctionnalités essentielles pour optimiser le traitement comptable et réduire la saisie manuelle.

• Numérisation des factures : L’OCR scanne et convertit les factures papier en fichiers numériques, facilitant ainsi leur archivage et leur accessibilité.
• Conversion du format et de la qualité des factures : Il améliore la qualité des documents scannés et adapte leur format pour une meilleure lisibilité et une exploitation optimale.
• Conversion des factures numérisées en formats éditables : Une fois la facture traitée, l’OCR permet de l’exporter dans différents formats adaptés aux besoins comptables : CSV, UBL, JSON, texte brut, XLSX, etc.
• Extraction des données de la facture : Le logiciel identifie et extrait automatiquement les informations clés (montants, TVA, numéros de facture, date, fournisseur) qu’elles soient imprimées ou manuscrites.
• Classification des factures et des lignes produits : Il extrait les données et classe aussi les documents en fonction de leur type et des produits ou services mentionnés.
• Gestion des factures : Intégré à un logiciel comptable ou une solution ERP, l’OCR facilite le suivi, la validation et le traitement des factures en toute conformité.
• Validation croisée des données : Grâce à des règles prédéfinies, l’OCR effectue une vérification automatique pour identifier d’éventuelles erreurs ou incohérences entre différentes factures.
• Optimisation du flux de travail : Le logiciel améliore l’efficacité des services comptables, réduit les erreurs et fait gagner un temps précieux aux équipes.

Avec une solution OCR, les entreprises automatisent la gestion de leurs factures tout en assurant fiabilité et conformité.

Comment utiliser un OCR pour ses factures ?

L’intérêt de mettre en place un système d’OCR pour la gestion des factures réside dans sa simplicité d’utilisation et sa fiabilité, ce qui est particulièrement intéressant pour les entreprises amenées à gérer un important volume de factures :

Scanner ou télécharger la facture

• Si votre facture est en format papier, utilisez un scanner ou une application mobile pour la numériser.
• Si la facture est déjà numérique (PDF, image, email), il suffit de la télécharger dans le logiciel de gestion.

Charger le document dans l’outil de facturation

• Importez la facture dans une solution OCR, intégrée à un logiciel comptable ou un ERP.
• Certains outils permettent une synchronisation automatique avec une boîte mail ou un espace de stockage cloud.

Analyse automatique des données par l’OCR

• L’OCR extrait les informations clés.
• Les données sont structurées et classées pour être facilement intégrées à la comptabilité de l’entreprise.

Vérification et validation des informations

• Avant d’enregistrer la facture, effectuez une vérification rapide des données extraites.
• En cas d’erreur ou de doute, l’outil doit pouvoir mettre en évidence les incohérences.

Ces étapes sont fluides et automatisées, réduisant ainsi le temps de traitement des factures et les risques d’erreurs comptables. 

Quels sont les avantages de l’OCR pour la gestion des factures ?

L’automatisation du traitement des factures est un enjeu clé pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur gestion comptable. Avec l’OCR, il est possible d’extraire et d’exploiter automatiquement les informations contenues dans des documents papier ou numériques, sans saisie manuelle. Cette technologie revêt de nombreux avantages :

• Numériser rapidement les factures physiques : plus besoin de stocker des piles de documents papier, l’OCR transforme instantanément une facture papier en un fichier exploitable.
• Archiver numériquement vos données comptables : toutes vos factures sont centralisées, sécurisées et accessibles à tout moment.
• Simplifier l’accès aux documents : finis les classements laborieux, la recherche d’une facture se fait en quelques secondes grâce à des filtres et des mots-clés.
• Analyser les statistiques : l’OCR permet de structurer les données et d’en extraire des indicateurs utiles pour le suivi des paiements et la gestion des flux financiers.
• Comparer instantanément plusieurs documents : détecter les incohérences entre plusieurs factures ou contrats rapidement.
• Gagner du temps : en éliminant la saisie manuelle, les équipes comptables se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Éviter les erreurs de saisie manuelle : l’automatisation réduit considérablement les risques d’erreurs et améliore la fiabilité des données comptables.
• Économiser le papier et limiter son empreinte carbone : réduire l’utilisation de papier et contribuer à une démarche plus écoresponsable.
• Vérifier les éventuelles contradictions dans vos données : l’OCR facilite la détection des anomalies, qu’il s’agisse d’un double paiement, d’un montant erroné ou d’une facture en doublon.

OCR et gestion des factures : exemples concrets

1/ Automatisation de la comptabilité dans une PME

Une petite entreprise reçoit des factures de plusieurs fournisseurs et doit les saisir manuellement dans son logiciel de comptabilité. La mise en place d’une solution d’OCR extrait automatiquement les informations en réduisant le temps de saisie et les erreurs humaines.

2/ Gestion des factures fournisseurs dans un grand groupe

Une entreprise du secteur industriel reçoit des milliers de factures par mois, issues de différents formats (PDF, papier scanné, e-factures, etc.). L’OCR améliore le processus de traitement en uniformisant et centralisant toutes les factures dans un ERP et ce, quel que soit leur format, permettant un traitement plus rapide et fiable.

3/ Rapprochement automatique des factures et des bons de commande

Une enseigne de distribution doit vérifier que chaque facture correspond bien à une commande passée. Faire cette vérification manuellement est chronophage. L’OCR compare automatiquement les factures et les bons de commande, signalant toute divergence (montant, références produits, quantités).

4/ Gestion des notes de frais dans une entreprise

Les collaborateurs d’une entreprise de type ETI soumettent leurs notes de frais sous différents formats (tickets papier, factures en ligne). L’OCR extrait automatiquement les montants et catégories de dépenses, facilitant leur validation et intégration comptable.

5/ Audit et contrôle des factures dans une entreprise de services

Un cabinet de conseil doit s’assurer que les montants facturés par ses prestataires respectent les termes des contrats signés. L’OCR analyse les données et repère les incohérences ou doublons, évitant ainsi des erreurs de paiement.

6/ Archivage numérique pour répondre aux obligations légales

Une entreprise doit conserver ses factures pendant 10 ans après la date de clôture de l’exercice fiscal. L’archivage papier étant coûteux et peu pratique, l’OCR facilite la numérisation et la gestion des documents.

Toutes les factures sont ainsi numérisées et indexées, permettant un accès rapide en cas de contrôle fiscal. L’OCR assure un gain de temps et une conformité vis-à-vis des obligations légales faites aux entreprises de conserver leurs factures.

Quelles différences entre l’OCR, la LAD, la RAD ?

Lorsqu’il s’agit d’automatiser la gestion des documents, plusieurs technologies sont à connaître : l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), la LAD (Lecture Automatique de Documents) et la RAD (Reconnaissance Automatique de Documents). Bien que complémentaires, elles ont des fonctions distinctes dans la simplification des processus comptables.

• OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) : extrait le texte d’un document scanné ou d’une image. Elle transforme les informations en données exploitables, mais sans nécessairement les structurer.
• LAD (Lecture Automatique de Documents) : plus avancée, elle identifie et extrait des informations précises selon des règles définies, comme un montant, une date ou un numéro de facture.
• RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) : cette technologie va encore plus loin en classifiant les documents selon leur type (facture, bon de commande, justificatif de paiement) et en appliquant des traitements spécifiques.

Parmi les solutions les plus performantes du marché, Docaposte propose une technologie OCR avancée intégrée à sa solution de gestion des flux entrants. Elle permet d'automatiser l’extraction et le traitement des factures avec un haut niveau de précision, réduisant ainsi les erreurs de saisie et le temps consacré aux tâches administratives.

En optant pour une solution complète comme celle de Docaposte, les entreprises fluidifient leur gestion comptable tout en sécurisant et centralisant leurs documents.